为使我校全日制本科生档案的接收、存放和传递等管理工作进一步规范化、制度化、科学化，根据档案管理工作的要求，结合我校实际情况，特制定本办法。

（一）档案的接收

各学院学生工作办公室为新生档案的接收单位，新生进校前后，学工处、招生与就业指导处等各部门收到的本科生档案应及时移交学院，由学院学生办公室制作档案名册并统一管理。

新生进校一个月之内，各学院学工办要清理新生档案，确保档案齐全。对没有档案的新生要及时查清其档案下落，并将档案归入本院。一个月后，各学院学工办要将新生档案清理情况向招生与就业指导处提出书面报告。

 

（二）档案的存放

1.未毕业学生档案由学院存放管理，各学院要设立学生档案存放的房间和档案柜。无关人员不得随便进入存放档案库房；

2.任何人不得私自将毕业生档案带到公共场所和翻阅档案；

3.用人单位对毕业生政审需要调阅档案时，须由两人一起出示单位的介绍信后借阅。

 

（三）毕业生档案材料装袋和封口

每年在毕业生离校前期，各学院毕业生辅导员应对照学生档案背面的毕业生档案材料清单，对毕业生档案的各项材料进行集中整理，如清单上的材料有缺失，应通知毕业生补齐，确认无遗漏后，在清单上详细标注并及时封口盖章。 

 

（四）毕业生档案的传递

进行档案传递工作时，各学院应制好所有毕业生的档案去向统计表并由毕业生本人签字确认，且经各学院党委副书记审核签字并加盖学院行政公章后，与电子版一起交由招生与就业指导处就业办（以下简称就业办）管理和备查。学生档案、团员（党员）档案视情况寄往目的地，党员档案由学工办与组织部联系。学生档案的管理列入就业工作考评的一个观测点。

根据毕业生的报到证开具情况和个人意向，以及实际发送情况，毕业生档案应分下列三类情况传递或处理：

1.毕业生档案需托管湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心的，由就业办统一领取和分院发放托管合同书，毕业生辅导员及时将此类学生的档案、合同和所需材料在规定时间内交至就业办，办理交接手续，由就业办归总后统一送达。

2.毕业生档案需要EMS邮寄传递的，要根据毕业生就业的不同情况，做好档案传递转移方式的规划，分以下几种情况：

（1）寄往就业单位的、要寄人才交流中心的、转移到外校研究生办的, 档案发送必须以三方协议或调档函等为依据，请毕业生与其档案接收单位确认好档案寄送的详细地址和接收人信息，再由学院将需邮寄的档案发送汇总表和寄送方信息（学院地址和学院联系方式手机+座机，以防退回）交至就业办，就业办提前联系好“大学生档案”EMS特快专递项目组根据汇总表制好邮寄运单和寄送袋，指定日让各学院集中领取装放档案，学院整理好后自行联系指定项目组上门邮递。

（2）湖南省内生源的毕业生档案回原籍，按照湖南省内各市州接收档案的教育局就业办的要求，所有档案须统一由就业办打包寄送，各学院须整理好回原籍指定接收单位的毕业生清单，并分14个市州整理好毕业生档案，按清单顺序排列送至就业办。不回指定档案接收地的学生自行联系原籍地人才市场等接收单位，并开具调档函从学院将档案一档一件寄走，不做文中所列要求。

此外，攻读本校研究生的毕业生档案，各学院自行转递至录取学院科研办。

3.每年9月份各学院学生工作办公室要将毕业生的档案去向汇总后将纸质档和电子档报就业办。

4.对毕业离校时尚未落实就业单位的毕业生，本人要求人事档案保留在学院的，有条件的学院应按规定在择业期内进行保管。择业期满后统一发回生源地就业主管部门指定地点，毕业生择业期为两年。

对退回的毕业生档案均统一由学院就业专干接收，学院就业专干要作好登记并在七个工作日内联系学生本人或对方单位问清原因给予再次递送，毕业生档案原则上不能交由学生本人带走。

       

（五）毕业生档案的查询

毕业生就业办负责开通毕业生档案网上查询服务，毕业生从次年3月份开始即可进入湖南师范大学毕业生就业平台首页，点击查询。

如查询未果可电联：

0731—88872233/88820405。

 

毕业生档案是毕业生不可复制的重要材料，各学院学生工作办公室要本着对学生高度负责的态度，妥善做好学生的档案保存工作和毕业生的档案转移传递工作。传递的每一个环节都要有交接手续，要有经办人签名，要确保每位毕业生的档案都有传递记录。

 

本办法从2018年7月开始执行。由学校本科毕业生就业办公室负责解释。